Fason Üretim Takibi Nasıl Yapılır? Emanet Stok ve Maliyet

Kesimden çıkan 3.000 metre kumaş cuma günü dikimciye gitti. Üç hafta sonra 2.740 adet mamul döndü, üç parti hâlinde. Depo sorumlusu "gelenleri girdim" diyor, muhasebe fason işçilik faturasını bekliyor, planlamacı ise kaç metre kumaşın hâlâ dışarıda olduğunu bilmiyor; o rakam hiçbir ekranda yazmıyor. Bir fason üretim takip programı aramaya başlamanızın sebebi de genelde stok değil, güven kaybıdır: malın nerede olduğunu bilmediğiniz noktada maliyetini de bilmiyorsunuzdur. Fasonun standart üretimden farkı tek yerde toplanıyor. Mal sizin, ama sizde değil.

Fasona giden mal stoktan çıkmaz, yer değiştirir

Sahada en sık yapılan hata, fasona çıkan hammaddeyi stoktan düşmek. Bazı yerlerde tam tersi: hiçbir şey yapılmıyor, mal ana depoda duruyormuş gibi görünüyor. İkisi de yanlış. Fasona verdiğiniz kumaşın, sacın, plastik hammaddesinin mülkiyeti sizde kalır; yalnızca fiziksel konumu değişir. Mülkiyet el değiştirmediği için bu sevk satış değildir, fatura da doğurmaz. Sektörde malın fasoncuya satılıp mamulün geri alındığı ayrı bir model daha var; orada stok gerçekten sizden çıkar ve aşağıdaki emanet depo mantığı işlemez. Hangi modelle çalıştığınızı sisteme kurmadan önce netleştirin.

Doğru kurgu, her fasoncu için ayrı bir emanet depo kodu açmaktır. Depo tipi sanaldır, rafı ve adresi yoktur; kendi deponuzun fiziksel sayımına girmez ama bakiyesi vardır ve mülkiyet sizde olduğu için dönem sonu envanterinizin parçasıdır. Yani sayılmayan stok değil, başka yöntemle sayılan stoktur: fasoncuyla dönemsel mutabakat yapılır, tutmayan kalem yerinde sayımla kapatılır. Fason çıkışı yaptığınızda hareket ana depodan emanet depoya bir transfer olarak yazılır. Böylece toplam stok değişmez, kullanılabilir stok düşer. Bu ayrım, satış tarafında "elimde var" görünen ama aslında dikimde olan kumaşla planlama yapılmasını engelliyor.

• Fasoncu başına tek depo: Üç dikimciyle çalışıyorsanız üç depo kodu. Hepsini "FASON" adlı tek depoda toplarsanız, açık bakiye tartışmasında kimin ne kadar malı olduğunu ayrıştıramazsınız.
• Emanet bakiye serbest stok sayılmasın, ama hesabın dışına da atılmasın: Satışa açık stoğa ve MRP'nin kullanılabilir bakiyesine yazılırsa satın alma sürekli geç tetiklenir. Planlamanın hiç görmediği yere konursa da aynı malzeme ikinci kez sipariş edilir. Doğrusu, bakiyenin ilgili fason emrine tahsisli görünmesi ve o emrin malzeme ihtiyacını karşılamış sayılması.
• Dönüş de aynı depodan düşsün: Mamul girişi yaparken tüketilen hammadde emanet depodan düşülmezse, bakiye şişer ve altı ay sonra kimsenin çözemediği bir kalem hâline gelir.

Bu mantık konsinye stok üretim takibinde de aynıdır; müşterinizin size bıraktığı malzemeyle üretim yapıyorsanız yön tersine döner, kurgu değişmez. Ürün ağacı ve iş emri yapısını hiç kurmadıysanız önce üretim programı ve MRP yazısındaki temel oturmalı; fason, o yapının üzerine eklenen bir istisna.

Fason çıkış ve giriş belgeleri

Belge tarafı, fasonun en çok atlanan kısmı. Malı kamyona koyup göndermek irsaliyesiz olmuyor, ama kesilen irsaliyenin tipi yanlış seçildiğinde muhasebe onu satış gibi okuyor. Fasona mal çıkışı irsaliyesinde sevkin bedelsiz olduğu ve fason amaçlı gönderildiği belge üzerinde açıkça yer almalı. e-İrsaliye kullanıyorsanız belgenin sevk türü ve açıklama alanı bu ayrımı taşır; sistem tarafında ise o belgenin bir fason hareketiyle eşleşmesi gerekir.

Eşleşme dediğimiz şey pratikte şudur: irsaliye numarası, fason emri numarasıyla aynı kayıtta durur. Dönüş irsaliyesi geldiğinde hangi çıkışa karşılık olduğu tek tıkla görünür. Bunu yapmayan işletmelerde ay sonunda irsaliye klasörü açılıp elle eşleştirme yapılıyor. 40-50 belgede dönebilir; haftada iki sevkiyat yapan üç fasoncuda dönmüyor.

Belge tipleri ve e-İrsaliye senaryosunun detayı işletmenin mükellefiyet durumuna göre değişiyor; bu kısmı mali müşavirinizle netleştirmeden sisteme sabitlemeyin. Aynı uyarı geri gelen belgede de geçerli: fason işçilik faturasında KDV tevkifatı gündeme gelebiliyor ve kapsamı sektöre göre farklılaşıyor. Oranı yazılıma gömmek yerine fatura tipine bağlı bir parametre olarak tutun. Yazılım tarafının işi, seçilen yapıyı kullanıcıya sormadan uygulamak: fason emrinden çıkış yapıldığında irsaliye tipi zaten doğru gelmeli.

Fason reçetesi ve fire bandı

Standart reçete "bu mamul için şu hammaddeler gerekir" der. Fason reçetesi buna iki şey daha ekler: gönderilen miktar ve kabul edilebilir fire aralığı. 3.000 metre kumaştan beklediğiniz adet, kesim planına (pastal), kumaş enine ve desen raporuna göre hesaplanır; gerçekleşen adet her zaman bir bandın içinde çıkar.

Bandı tek bir yüzdeye sabitlemek işe yaramıyor; kumaş tipine, parti büyüklüğüne, hatta desenli olup olmamasına göre değişir. Reçeteye ürün ailesi bazında alt ve üst sınır yazmak daha gerçekçi. Bandın içinde kalan fark normal fire olarak mamul maliyetine biner. Dışına çıkan parti ise uyarı üretmeli; kapatılmadan iş emri kapanmamalı.

Fire bandını fasoncuyla sözleşme yapmadan önce yazın. Sonradan konuşulan fire, her zaman malın kaybolduğu partide konuşulur ve o konuşmanın sonu gelmez.

Bant dışına çıkan partide üç ihtimal var: kesim hatası, gönderilen hammaddede kalite sorunu ya da eksik gönderim. Üçünün kaydı üç ayrı yere düşmeli. Kesim hatası fasoncunun sapma kalemine, hammadde kalitesi tedarikçi ret kaydına, eksik gönderim ise kendi sevkiyat kontrolünüze yazılır. Hepsini tek bir "fire" kalemine toplarsanız üç ay sonra hangi fasoncunun gerçekten kayıp verdiğini göremezsiniz; elinizde yalnızca büyüyen bir rakam olur.

Parça parça teslimde açık bakiye

Fason nadiren tek seferde döner. Yazının başındaki 2.740 adet de üç partide geldi: 900, sonra 1.100, en son 740. Her teslimde iki soru cevaplanmalı: bu parti hangi fason emrine ait ve o emirde ne kadar açık kaldı?

Bu tablonun ekranda canlı durması, fason takibinin belkemiği. Açık bakiye satırı olmayan bir sistemde fasoncuya "sende ne kadar malım var" diye telefonla soruluyor; cevap da genelde onun defterinden okunuyor. FSN-2431'deki 60 adetlik fark bant içinde kalmış normal fire; onaylanır, mamul maliyetine biner, emir kapanır. FSN-2437'deki 140 adet ise cevapsız: fire mi, yoksa henüz gelmemiş bir parti mi? Ayrımı teslim kaydının kapanış işareti yapar. "Kısmi teslim" ile "bu emir bitti, kalanı firedir" farklı butonlar olmalı; tek buton varsa fark her zaman fire yazılır ve fasoncunun gerçek performansı görünmez.

Fason maliyeti hangi kalemlerden oluşur?

Fason maliyet hesaplama yapan çoğu işletme yalnızca işçilik faturasına bakıyor. Mamulün gerçek maliyeti bundan ibaret değil. Kalemleri ayrıştırıp her birine bir dağıtım anahtarı vermek gerekiyor.

Dördüncü satır tartışmalı olanı. Fire bandının dışına çıkan kayıp mamul maliyetine yazılırsa, o ürünün maliyeti fasoncunun performansına göre dalgalanır ve fiyatlama bozulur. Ayrı bir sapma kalemine yazarsanız maliyet sabit kalır, kayıp da görünür olur. İkincisini tercih ediyoruz; kararı muhasebeyle birlikte verin.

Kalite kontrol, yeniden işlem ve rücu

Fasondan gelen mal doğrudan satılabilir stoğa girmemeli. Aradaki adım basit bir kabul kontrolü: parti gelir, karantina benzeri bir ara depoya alınır, örnekleme yapılır, sonra karar verilir. Kontrol edilecek adedi parti büyüklüğünden bağımsız sabit bir sayıya bağlamayın; 200 adetlik partiyle 5.000 adetlik partide aynı sayıda numune bakmak ikisini de yanlış ölçer. Numune adedini parti büyüklüğüne ve kabul edilebilir kalite seviyesine göre veren bir örnekleme planı kullanın, tablo sistemde dursun.

1. Tam kabul: Parti mamul deposuna geçer, açık bakiyeden düşer, maliyet kaydı oluşur.
2. Şartlı kabul: Ürün satılabilir ama ikinci kalite olarak ayrışır. Ayrı bir SKU veya kalite koduna alınmadığı sürece bu ürünler bir gün normal fiyattan satılıp geri gelir.
3. Yeniden işlem: Parti fasoncuya geri gider ya da içeride düzeltilir. İkinci bir fason emri açılır fakat orijinal emirle bağı korunur; yoksa aynı mal iki kez üretilmiş gibi görünür.
4. Ret: Parti kabul edilmez. Burada hammaddenin akıbeti sorusu doğar; mal hâlâ sizindir, fasoncunun sorumluluğunun nereye kadar uzandığı ise sözleşmeye bakar.

Rücu, sözleşmede açıkça yazmadığında pratikte tahsil edilemiyor; tartışma her partide baştan başlıyor. Uygulamada en çok işleyen yöntem işçilik faturasından mahsup; sistemdeki karşılığı ise ret kaydının fasoncunun cari hesabına alacak notu düşürmesi. Kalite kaydı ile cari hareket arasında bağ yoksa mahsup her ay elle hesaplanıyor ve genelde unutuluyor. Karantina ve kabul akışlarının depo tarafındaki kurgusuna WMS yazımızda ayrıca değinmiştik.

Fasoncu bazında göstergeler

Kiminle çalışmaya devam edeceğinize karar vermek, birim fiyat karşılaştırmasından ibaret değil. Ucuz çalışan ama fire veren bir atölye pahalıya geliyor. Fasoncu performans takibi için dört gösterge yetiyor.

• Termin uyumu: Söz verilen tarihte teslim edilen emirlerin oranı. Kısmi teslimleri de hesaba katın; yarısı gelmiş bir emir zamanında teslim edilmiş sayılmaz.
• Fire oranı: Gönderilen hammaddeye göre gerçekleşen kayıp. Fasoncunun toplam ortalaması aldatıcı: kolay modelde iyi, zor kesimde kötü çalışan bir atölye genelde idare eder görünür. Ürün ailesi kırılımında bakın.
• İlk seferde doğru teslim: Yeniden işlem gerektirmeden kabul edilen parti oranı. Bu gösterge düşükse birim fiyat avantajı yeniden işlem maliyetiyle eriyor.
• Ortalama teslim süresi: Çıkış irsaliyesi ile son teslim arasındaki gün sayısı. Termin uyumundan farklı bir şey söyler: fasoncu zamanında teslim ediyor ama uzun termin veriyor olabilir.

Bu dört sayı çeyrekte bir masaya konduğunda fiyat pazarlığı da veriyle yapılıyor. Karşı tarafın itiraz edemeyeceği tek şey kendi teslim kayıtları.

ERP tarafında üç kaydın tutması

Fason hareketinin ERP karşılığı tek bir kayıt değil, birbirini doğrulayan üçlü bir yapı. Stok fişi malın konumunu, cari hareket fasoncuyla olan borç-alacak ilişkisini, maliyet kaydı ise mamulün gerçek maliyetini tutar. Üçü ayrı ayrı doğru olup birbirini tutmayabilir; asıl kontrol noktası burası.

Ay sonunda bakılacak üç mutabakat var. Emanet depo bakiyesi, açık fason emirlerindeki bakiye toplamıyla eşit olmalı. Fasoncuların cari bakiyesi, kesilen işçilik faturalarıyla yapılan ödeme ve mahsupların farkını vermeli. Mamullere dağıtılan fason gideri, o ay giderleştirilen işçilikle örtüşmeli. Biri tutmuyorsa kaynağını aramak bir günü geçmez; hiçbirine bakılmıyorsa fark yıl sonunda tek kalemde karşınıza çıkar.

Fason emri kapanış kontrolü, termin geçen emirlerin uyarısı ve ay sonu mutabakat raporu gibi tekrarlı işleri zamanlanmış görevlere devretmek en kolay kazanç. Mevcut ERP'nizde fason modülü varsa çoğu zaman yapılacak iş yeni bir program almak değil, o modülü doğru kurmak ve eksik raporları eklemek; nasıl ilerlediğimizi ERP çözümleri tarafında anlatıyoruz. Modül yoksa ya da fason yapınız standart akışa oturmuyorsa, panel tarafını ayrı kurup ERP ile belge seviyesinde konuşturmak daha az riskli oluyor.

Bu konuda nasıl yardımcı oluyoruz?

Yuog Dev olarak e-ticaret işletmelerinin ERP, entegrasyon ve otomasyon altyapısını kuruyoruz. İhtiyaç analiziyle başlıyor, ölçülebilir hedefler koyuyor ve teslim sonrasında da destek veriyoruz. Süreçlerinizi konuşmak isterseniz iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.